CASE 1
Vom E-Mail-Prozess zum Plattform-Workflow
Egor Kolenkov eVergabe.de GmbHFestanstellung als UX-Designer/Digital Konzepter
09.2021-12.2025
Kurzfassung
Für eVergabe.de habe ich einen neuen Workflow für freihändige Vergaben konzipiert. Ziel war es, einen flexiblen, vertrauten Ablauf zu schaffen, der den realen Arbeitsalltag von Vergabestellen besser abbildet und zugleich sauber dokumentiert bleibt.
Metadaten
Plattform:
eVergabe.de
Kontext:
B2B-SaaS für öffentliche Ausschreibungen
Nutzergruppe:
Auftraggeber in Vergabestellen
Meine Rolle:
UX Designer mit Verantwortung für Research, Flow-Konzeption und Übergabe an die Entwicklung.
Beteiligte:
Projektleitung, fachliche Stakeholder, externer Entwickler
Status:
Ausgangslage
Der bestehende Plattform-Flow war für freihändige Vergaben zu starr. In der Praxis wichen viele Vergabestellen deshalb auf E-Mail aus: bequem in der Bedienung, aber schwach in Dokumentation, Transparenz und Nachprüfbarkeit.
Herausforderung
Gesucht war ein Prozess, der die Vertrautheit von E-Mail mit der Verbindlichkeit einer dokumentierten Plattform verbindet. Die Lösung musste nah am realen Arbeitsverhalten der Nutzer bleiben und zugleich einen nachvollziehbaren Verfahrensstand sichern.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Mein Beitrag
Research und Auswertung zum realen Nutzerverhalten
Interviews mit Vergabestellen als Grundlage für die Konzeption
End-to-End-Konzeption des AG-seitigen Flows
Übersetzung eines informellen Mail-Prozesses in ein steuerbares Interface
Entwicklung von Wireframes, Klickflow und Statuslogik
Übergabe der Lösung an die Entwicklung
Begleitung von Umsetzung und Testung
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Zentrale Idee
Statt Nutzer in einen starren Plattformprozess zu zwingen, orientiert sich die Bedienung bewusst an vertrauten E-Mail-Mustern. So bleibt der Ablauf niedrigschwellig, während die Plattform im Hintergrund Struktur und Dokumentation absichert.
Ergebnis
Es entstand ein eigenständiges Modul für die freihändige Vergabe, das Anfrageerstellung, Einladung, Kommunikation und Vergabedokumentation in einem durchgängigen Workflow bündelt. Für Nutzer bedeutete das: flexibler arbeiten, innerhalb der Plattform bleiben und zugleich von sauberer Protokollierung profitieren.
Weiterentwicklung nach Livegang
Nach dem Launch habe ich mithilfe von Mouseflow reale Nutzungssessions ausgewertet, um Suchverhalten, Unsicherheiten und Reibungspunkte im Flow sichtbar zu machen. So konnten auch nach dem Go-live konkrete Optimierungen aus beobachtetem Verhalten abgeleitet werden.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
© 2026 Egor Kolenkov. All rights reserved.
CASE 1
Vom E-Mail-Prozess zum Plattform-Workflow
Egor Kolenkov eVergabe.de GmbHFestanstellung als UX-Designer/Digital Konzepter
09.2021-12.2025
Kurzfassung
Für eVergabe.de habe ich einen neuen Workflow für freihändige Vergaben konzipiert. Ziel war es, einen flexiblen, vertrauten Ablauf zu schaffen, der den realen Arbeitsalltag von Vergabestellen besser abbildet und zugleich sauber dokumentiert bleibt.
Metadaten
Plattform:
eVergabe.de
Kontext:
B2B-SaaS für öffentliche Ausschreibungen
Nutzergruppe:
Auftraggeber in Vergabestellen
Meine Rolle:
UX Designer mit Verantwortung für Research, Flow-Konzeption und Übergabe an die Entwicklung.
Beteiligte:
Projektleitung, fachliche Stakeholder, externer Entwickler
Status:
Ausgangslage
Der bestehende Plattform-Flow war für freihändige Vergaben zu starr. In der Praxis wichen viele Vergabestellen deshalb auf E-Mail aus: bequem in der Bedienung, aber schwach in Dokumentation, Transparenz und Nachprüfbarkeit.
Herausforderung
Gesucht war ein Prozess, der die Vertrautheit von E-Mail mit der Verbindlichkeit einer dokumentierten Plattform verbindet. Die Lösung musste nah am realen Arbeitsverhalten der Nutzer bleiben und zugleich einen nachvollziehbaren Verfahrensstand sichern.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Mein Beitrag
Research und Auswertung zum realen Nutzerverhalten
Interviews mit Vergabestellen als Grundlage für die Konzeption
End-to-End-Konzeption des AG-seitigen Flows
Übersetzung eines informellen Mail-Prozesses in ein steuerbares Interface
Entwicklung von Wireframes, Klickflow und Statuslogik
Übergabe der Lösung an die Entwicklung
Begleitung von Umsetzung und Testung
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Zentrale Idee
Statt Nutzer in einen starren Plattformprozess zu zwingen, orientiert sich die Bedienung bewusst an vertrauten E-Mail-Mustern. So bleibt der Ablauf niedrigschwellig, während die Plattform im Hintergrund Struktur und Dokumentation absichert.
Ergebnis
Es entstand ein eigenständiges Modul für die freihändige Vergabe, das Anfrageerstellung, Einladung, Kommunikation und Vergabedokumentation in einem durchgängigen Workflow bündelt. Für Nutzer bedeutete das: flexibler arbeiten, innerhalb der Plattform bleiben und zugleich von sauberer Protokollierung profitieren.
Weiterentwicklung nach Livegang
Nach dem Launch habe ich mithilfe von Mouseflow reale Nutzungssessions ausgewertet, um Suchverhalten, Unsicherheiten und Reibungspunkte im Flow sichtbar zu machen. So konnten auch nach dem Go-live konkrete Optimierungen aus beobachtetem Verhalten abgeleitet werden.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
Hier läuft das Verfahren bereits und die Teilnehmeransicht mit dem Verlaufsprotokoll wird sichtbar.
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